E-Rechnung im Verein: Was Kassenwarte seit 2025 wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen. Viele Kassenwarte fragen sich, ob das auch ihren Verein betrifft. Die kurze Antwort: Das hängt davon ab, ob euer Verein unternehmerisch tätig ist. Dieser Artikel fasst zusammen, was das Bundesfinanzministerium dazu sagt. Er ersetzt keine Steuerberatung.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich maschinell auslesen lässt und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind das vor allem:

• XRechnung: eine reine XML-Datei, in den Syntaxen UBL oder CII.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL zählen nicht als E-Rechnung.

Eine normale PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Bei ZUGFeRD gilt seit 2025: Weichen Bild und Daten voneinander ab, sind die XML-Daten maßgeblich.

Muss unser Verein E-Rechnungen empfangen?

Vereine können sowohl ideell als auch unternehmerisch tätig sein. Das Bundesfinanzministerium unterscheidet deshalb:

• Unternehmerischer Bereich: Hier gelten die allgemeinen Regeln. Der Verein muss E-Rechnungen empfangen können. Unternehmerisch tätig ist ein Verein zum Beispiel mit einer Vereinsgaststätte, mit Sponsoring und Bandenwerbung oder mit der Vermietung von Räumen.
• Nichtunternehmerischer Bereich: Betrifft eine Leistung den ideellen Bereich, muss der Verein dafür weder E-Rechnungen empfangen noch ausstellen. Der Lieferant darf in diesem Fall eine sonstige Rechnung schicken, also etwa Papier oder PDF.

Viele Vereine haben beides. Die Getränkelieferung für das Vereinsheim mit Ausschank kann in den unternehmerischen Bereich fallen, der Beitrag zum Landesverband eher nicht. Wo genau die Grenze bei euch verläuft, klärt ihr am besten mit eurer Steuerberatung.

Was heißt „empfangen können“?

Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übermittlungsweg vor. Laut Bundesfinanzministerium reicht für den Empfang bereits ein E-Mail-Postfach. Damit ist es aber nicht getan: Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die ihr ohne passende Software kaum lesen könnt. In der Praxis braucht ihr also

1. eine Adresse, an die Lieferanten E-Rechnungen schicken,
2. eine Möglichkeit, die Rechnungsdaten lesbar anzuzeigen und zu prüfen, und
3. eine Ablage, in der die Originaldatei unverändert erhalten bleibt.

Welche Rechnungen sind ausgenommen?

Keine E-Rechnung ist unter anderem nötig bei

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, also bei vielen Kassenbons aus dem Baumarkt oder Supermarkt,
• Fahrausweisen, die als Rechnung gelten,
• Leistungen von Kleinunternehmern.

Für die typische Auslagenerstattung ändert sich deshalb oft wenig: Ein Mitglied kauft Material für den Arbeitseinsatz und reicht den Kassenbon ein. Größere Rechnungen von Lieferanten, Handwerkern oder Dienstleistern an den unternehmerischen Bereich eures Vereins kommen dagegen zunehmend als E-Rechnung.

Müssen wir selbst E-Rechnungen schreiben?

Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen noch Papier- oder andere elektronische Rechnungen verschicken, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist bis Ende 2027. Spätestens ab 2028 müssen Rechnungen zwischen Unternehmen grundsätzlich als E-Rechnung ausgestellt werden. Stellt euer Verein Rechnungen aus, etwa für Sponsoring, plant das rechtzeitig ein.

Wie lange bewahren wir E-Rechnungen auf?

Ein- und ausgehende Rechnungen bewahrt ihr acht Jahre auf. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil, also die XML-Daten, unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein ausgedrucktes Exemplar oder ein Screenshot reicht nicht. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden ist.

Checkliste für den Kassenwart

• Klärt mit eurer Steuerberatung, ob und in welchen Bereichen euer Verein unternehmerisch tätig ist.
• Legt fest, an welche Adresse Lieferanten E-Rechnungen schicken, und teilt sie euren Lieferanten mit.
• Sorgt dafür, dass ihr XRechnung und ZUGFeRD lesen und prüfen könnt.
• Speichert die Originaldatei zu jeder Rechnung und bewahrt sie acht Jahre auf.
• Prüft, ob ihr selbst Rechnungen ausstellt und welche Übergangsfrist für euch gilt.

E-Rechnungen mit Club Coaster empfangen

Die Belegverwaltung von Club Coaster nimmt E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD per Upload oder über den E-Mail-Eingang eures Vereins an. Die Rechnungsdaten werden lesbar angezeigt und als Vorschläge ins Belegformular übernommen, die Originaldatei bleibt am Beleg gespeichert. Anschließend läuft die E-Rechnung durch dieselbe Prüfung und Freigabe wie jeder andere Beleg. Der E-Rechnungs-Empfang gehört zur Beta und wird für euren Verein auf Anfrage aktiviert.

Quelle: Bundesfinanzministerium, Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Stand März 2026.