Belegverwaltung für Vereine
Belege einreichen. Gemeinsam prüfen.
Ein Mitglied streckt Geld für den Verein vor und reicht den Beleg ein. Club Coaster hilft euch, die Angaben zu vervollständigen und die Freigabe zu organisieren, bevor das Kassenteam übernimmt.
Belegverwaltung anfragenDie Belegverwaltung ist in der Beta und wird auf Anfrage freigeschaltet. Zugang und Kosten besprechen wir vor der Einrichtung.
So kommt der Beleg zum Kassenteam
Beleg einreichen
Mitglieder laden ihren Beleg hoch oder senden ihn als Anhang an den E-Mail-Eingang eures Vereins.
Angaben ergänzen
Fehlt etwas, erhält der Absender einen Link zum Ergänzen. Wenn Texterkennung aktiviert ist, liefert sie Vorschläge aus dem Beleg.
Prüfen und freigeben
Ihr legt je Kategorie fest, wer einen Beleg prüft und ob eine Freigabe nötig ist. Der Ablauf unterstützt das Vier-Augen-Prinzip.
Im Kassenteam weiterarbeiten
Nach der Freigabe übernimmt das Kassenteam die weitere Bearbeitung. Beleg-ID und Titel lassen sich kopieren, etwa für die Zuordnung einer Erstattung.
Euer Formular, eure Zuständigkeiten
Ergänzt das Belegformular um die Felder, die euer Verein braucht. Für den E-Mail-Eingang könnt ihr erlaubte Absender und Standardkategorien festlegen. So kommen Belege mit den passenden Angaben bei den zuständigen Personen an.
Zum Beispiel: Material für einen Arbeitseinsatz
Ein Mitglied besorgt Material und lädt den Beleg hoch. Fehlt der Verwendungszweck, ergänzt es ihn über den Rückfrage-Link. Die zuständige Person prüft den Beleg; danach kann das Kassenteam die Erstattung bearbeiten.
Auch den Verbrauch im Clubheim erfassen
Mit der digitalen Strichliste tragen Mitglieder Getränke und Snacks direkt auf dem Handy ein.