Belegverwaltung für VereineBelege einreichen. Gemeinsam prüfen.
Ein Mitglied streckt Geld für den Verein vor und reicht den Beleg ein. Club Coaster hilft euch, die Angaben zu vervollständigen und die Freigabe zu organisieren, bevor das Kassenteam übernimmt.
Belegverwaltung anfragenDie Belegverwaltung ist in der Beta und wird auf Anfrage freigeschaltet. Zugang und Kosten besprechen wir vor der Einrichtung.
So kommt der Beleg zum Kassenteam
Beleg einreichen
Mitglieder laden ihren Beleg hoch oder senden ihn als Anhang an den E-Mail-Eingang eures Vereins.
Angaben ergänzen
Fehlt etwas, erhält der Absender einen Link zum Ergänzen. Wenn Texterkennung aktiviert ist, liefert sie Vorschläge aus dem Beleg.
Prüfen und freigeben
Ihr legt je Kategorie fest, wer einen Beleg prüft und ob eine Freigabe nötig ist. Der Ablauf unterstützt das Vier-Augen-Prinzip.
Im Kassenteam weiterarbeiten
Nach der Freigabe übernimmt das Kassenteam die weitere Bearbeitung. Beleg-ID und Titel lassen sich kopieren, etwa für die Zuordnung einer Erstattung.
Euer Formular, eure Zuständigkeiten
Ergänzt das Belegformular um die Felder, die euer Verein braucht. Für den E-Mail-Eingang könnt ihr erlaubte Absender und Standardkategorien festlegen. So kommen Belege mit den passenden Angaben bei den zuständigen Personen an.
Zum Beispiel: Material für einen Arbeitseinsatz
Ein Mitglied besorgt Material und lädt den Beleg hoch. Fehlt der Verwendungszweck, ergänzt es ihn über den Rückfrage-Link. Die zuständige Person prüft den Beleg; danach kann das Kassenteam die Erstattung bearbeiten.
Häufige Fragen zur Belegverwaltung
- Was ist eine Belegverwaltung für Vereine?
- Mit einer Belegverwaltung sammelt ihr Belege von Mitgliedern an einer Stelle, ergänzt fehlende Angaben und gebt sie nach festen Regeln frei. Das Kassenteam muss Quittungen und Rechnungen nicht mehr aus E-Mails, Chats und Briefkästen zusammensuchen.
- Wie reichen Mitglieder einen Beleg ein?
- Mitglieder laden den Beleg direkt in Club Coaster hoch oder senden ihn als Anhang an den E-Mail-Eingang eures Vereins. Beide Wege nutzen dasselbe Belegformular.
- Was passiert, wenn Angaben fehlen?
- Der Absender erhält einen Review-Link und ergänzt die fehlenden Felder selbst. Ist die Texterkennung aktiviert, schlägt sie passende Werte aus dem Beleg vor.
- Wer gibt Belege frei?
- Ihr legt je Kategorie fest, ob eine Freigabe nötig ist und welche Mitglieder freigeben dürfen. So setzt ihr das Vier-Augen-Prinzip für Auslagen und Erstattungen um.
- Wie hilft die Belegverwaltung bei der Erstattung von Auslagen?
- Nach der Freigabe übernimmt das Kassenteam. Fortlaufende Beleg-ID und Titel lassen sich kopieren, etwa als Verwendungszweck der Überweisung. So ordnen Kassenteam und Mitglied die Erstattung dem richtigen Beleg zu.
- Was kostet die Belegverwaltung?
- Die Belegverwaltung ist in der Beta und wird auf Anfrage freigeschaltet. Nach aktuellem Stand liegen die Kosten voraussichtlich bei etwa 5 € pro Monat, abhängig von der Nutzung. Das ist eine Orientierung, keine verbindliche Preiszusage.
Auch den Verbrauch im Clubheim erfassen
Mit der digitalen Strichliste tragen Mitglieder Getränke und Snacks direkt auf dem Handy ein.